اکسترانت ها، برای اشتراک صحیح اطلاعات، ارتباط سازمان را با گروهی ازسازمان های برگزیده بیرونی فراهم می آورند.
۲-۲-۱۷- خدمات پشتیبانی
بسیاری از خدمات اشاعه که در بالا پیشنهاد شد و یا مورد بحث قرار گرفت، متن کامل مقاله یا گزارش را ارائه میدادند. در این حالت، کتابداران از خدمات پشتیبانی به عنوان ابزاری برای فراهم آوری اطلاعات بیشتر برای بهره گیر یاد میکنند. یک مقاله ممکن است همه جزئیات مورد نیاز را ارائه ندهد و کتابداران میتوانند سایر موارد مفید در همان حوزه موضوعی را شناسایی کنند. در حوزه ارائه خدمات چکیده ای، باید کتابداران را برای تهیه متن کامل مقاله اصلی آماده کرد. این مهم ممکن است از طریق بازیابی درون خطی مقالات یا تهیه کپی از مقالات مجله های موجود در مجموعه حاصل آید. در چنین حالتی باید به حق مؤلف احترام گذاشت. عملکرد هم ارز دیگر، عضویت در مراکز خدماتی مانند کتابخانه بریتانیا برای تهیه اصل مقاله است. در اینجا، روش ساده ای برای پاسخگویی به درخواست های اطلاعات پشتیبانی پیشنهاد می شود. می توان از کاغذهای باطله برای تهیه خبرنامه استفاده کرد و برای پرهیز از ارائه جزئیات، می توان صرفاً به شماره مقاله یا منبع در یک بولتن ارجاع داد. همچنین، می توان در بخش های پرمراجعه، خبرنامه را در یک صفحه تایپ و پس از تکثیر، به مراجعه کننده ارائه کرد. علاوه بر آن با تهیه و تکثیر فرم درخواست می توان بر سرعت ارائه خدمات افزود. دریافت درخواست های خدمات پشتیبانی از طریق فکس یا پست الکترونیکی مناسب تر است. اگر در سازمانی شبکه اینترانت وجود داشته باشد، کتابخانه میتواند برای خود یک صفحه داخلی[۷۶] طراحی کند و بخشی را برای پاسخگویی به درخواست ها از طریق آدرس پست الکترونیکی در نظر بگیرد. در این صورت، باید برای دریافت درخواست ها، دائماً پست الکترونیکی را بازبینی کرد.
۲-۲-۱۸- بازخورد بهره گیران و ارزیابی خدمات
با توجه به شرایط متغیر و نیازهای متفاوت بهره گیران، باید خدمات اطلاعاتی را پیوسته ارزیابی کرد. ممکن است یک سازمان تحقیقاتی، حوزه کاری جدیدی را آغاز کند، واحدی صنعتی محصولات دیگری را تولید نماید و سازمانی تجاری روش های دیگری را برای توزیع کالاهای تولیدی خود برگزیند. آیا اطلاعاتی که شما ارائه می کنید این تغییرات را منعکس میکنند؟ افرادی به سازمان می پیوندند و گروهی از سازمان استعفا میکنند و داشتن اطلاعات صحیح و روزآمد از افرادی که اطلاعات و منابع برای آن ها ارسال می شود از اهمیت زیادی برخوردار است. ادامه ارسال خبرنامه ها برای افرادی که بازنشسته شده و یا ماه ها پیش سازمان را ترک گفته اند چندان خوشایند نیست. بعضی از کتابخانه ها برای نظرخواهی درباره خدمات خود از پرسشنامه های منظمی استفاده میکنند. در این حالت، پاسخ یا بازخورد بهره گیران و تغییراتی که باید با توجه به اطلاعات به دست آمده در ارائه خدمات صورت گیرد، اهمیت فراوانی دارد. بازخوردهای غیررسمی دیگری نیز ضروری است. در ملاقات بعدی با بهره گیر، می توان از او پرسید که آیا اطلاعات ارائه شده با نیازهای اطلاعاتی او همخوانی داشته است یا خیر. همچنین می توان پاسخ نامه ای تهیه و به ضمیمه درخواست ها برای بهره گیران ارسال کرد. در برخی سازمان ها، واحد پژوهش در طول یک ماه درباره عوامل بازخوردی اطلاعات ارسالی به بهره گیران مانند به موقع بودن، کیفیت، کمیت و ساختار ارسال منابع تحقیقی انجام خواهد داد.
بررسی بازخوردهای بهره گیران، به شناسایی خدمات جدید یا تأیید و تثبیت ادامه خدمات جاری کمک خواهد کرد. ارائه خدمات کتابخانه ای در یک سازمان صنعتی و تجاری، زمانهای مشقت بار شرکت را قابل تحمل تر خواهد کرد. ردگیری موفقیت های ویژه اطلاعاتی- مثل پروژه یا فرآیندی که اطلاعات در پیشرفت آن نقشی داشته است- بسیار مهم است. اگر چه تعیین ارزش پولی اطلاعات دشوار است اما آگاهی از اینکه مثلاً اطلاعات باعث موفقیت قراردادی شده که سه میلیون پوند ارزش داشته است اهمیت خواهد داشت.
۲-۲-۱۹- مشکلات اشاعه
اشاعه با مشکلات و محدودیت هایی رو به رو است: مشکلاتی که از تنوع نیازهای بهره گیران ناشی میشوند، مشکلاتی که از ترجیح محملی از محل های مختلف ارتباطی بروز میکنند، مشکلات ناشی از ابهام تقاضاها و سطح رضایتمندی، مشکلات ناشی از نادیده انگاشتن فعالیت های اطلاع رسانی و مشکلات ناشی از نادیده گرفتن اموری که واحدهای اطلاع رسانی میتوانند برای بهره گیران انجام دهند.
محدودیت های مالی، واحد های اطلاع رسانی را ملزم میسازد تا با توجه به منابع محدود موجود، تا حد امکان بهره گیران بالقوه بیشتری را پاسخگو باشند. در نتیجه، اطلاع رسانان مجبور میشوند به جای ارائه خدمات ویژه، جزئی تر، متناسب با نیازهای بهره گیران خاص، و ارائه شده در قالبی مناسب تر، خدمات و تولیدات معمولی تر و عمومی تر را ارائه کنند. همچنین، محدودیت های مالی باعث می شود تا بعضی از خدمات صرفاً برای بهره گیران معینی ارسال شود.
محدودیت های مؤسساتی، از مسائلی چون موقعیت اداری واحد، موقعیت واحد در دسته یا رده خاص، محل آن، فاصله زیاد مؤسسه برای دسترسی به برخی منابع اطلاعاتی و این حقیقت که بعضی از اسناد محرمانه اند نشأت می گیرند. در نتیجه بعضی از خدمات، ارائه نشده و یا ارائه آن به افراد خاصی محدود می شود.
محدودیت های فنی مثل تأخیر در دریافت یا پردازش اسناد، نبود تجهیزات ضروری، کمبود کارکنان، چشم پوشی از بعضی اشکال اشاعه مشابه و…، همه و همه کیفیت و سطح این خدمات را کاهش میدهند. بعضی از محدودیت ها مثل، ارتباط نامناسب بین واحدهای اطلاع رسانی و بهره گیر، کوتاه در شناخت خدمات مناسب برای بهره گیران، گردآوری پیشینه ای منطبق با کارکردهای پردازشی، تأکید بر خدمات سنتی نامناسب، و نادیده گرفتن نیازهای واقعی بهره گیران و … از ضعف مدیریت ناشی میشوند. واحدهای اطلاع رسانی در برابر بعضی از این مشکلات- حداقل در کوتاه مدت- نمی توانند چاره ای بیندیشند، اما بیشتر این مشکلات با مدیریتی هوشمندانه و نیرومند قابل حل است.
-
- پیشینه پژوهش
۲-۳-۱- پیشینه پژوهش در ایران