1. 1. مدیریت متمرکز و تکیه بر محور‌های متمرکز اطلاعات و بهره گیری از فن آوری پیشرفته .

1. 1. 1. طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل سازمان.

      

   

1. طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم ‌های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه .

نتایج حاصل از این مفاهیم ، MIS یا سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت نامیده می‌شوند هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوع مختلف سازمانی ازطریق سیستم‌های باز خور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است . MIS شامل سه جزء است : مدیریت ، اطلاعات و سیستم .

MIS نه تنها مدیران را امور استراتژِیک حمایت می‌کند ، بلکه در تصمیمات تکراری و روز مره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می‌دهد و آن ها را قادر می‌سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک مؤثری باشد . MIS می‌تواند تصاویری از مغایرتها و انحرافات از برنامه های تعیین شده را نیز آشکار سازد و چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت در قالبها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجربه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد . زیر مجموعه های سیستم MIS عبارتند از :

سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی ، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری ، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت تولید و سیستم‌های طلاعاتی بازار یابی و فروش که متکی بر پایگاه های مشترک و متقابل است مدیران MIS بایستی از دنیای حقیقی و سیستم‌های موجود در سازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش مؤثری را ایفا کنند و به همین دلیل بایستی اطلاعات صحیح در اختیار شان قرار گیرد . یکی از نقشهای مهم مدیر MIS ، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است . مدیران MIS بایستی از ارزش‌های سیستم‌های موجود مطلع گردند و اینکه سیستم‌های دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را بعهده درند . عملاًٌ مدیر MIS برای طراحی و کنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می‌دهد در بسیاری از شرکت‌ها ، شاخه معاونت MIS به وجود می‌آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می‌دارد ( مومنی ، ۳۲ ، ۲۶-۲۳).

به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیقتر و گرد آوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آن ها به اطلاعات مدیران ، از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی وکنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کار آیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می‌دهد . حال برای انجام این کار ها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می‌باشد . موسساتی که به سیستم‌های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیز‌های دیگری فرا گرفتند . در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت ، مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه ‌در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کار‌های خود آگاه و می‌دانستند چگونه مسائل را حل کنند : لکن به اندازه کافی ‌در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل توجه نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می‌خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته‌های آنان از مدیریت کم بود ، آن ها نمی‌دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و ‌در مورد فرایند‌های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند . سیستم‌های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیاز‌های مدیران اصلاح و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مسئله کمک می‌کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم می‌کند. و نیز به شناسائی و درک مسئله کمک می‌کند . نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مسئله بیان متحمل الوقوع بودن مسائل را علام دارد . ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن ست که نمی‌تواند نیاز‌های خاص هر فرد را برطرف کند ، مسئله را بر آورد سازد . اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی‌کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی به وجود آمد ( مک لوید ، ۴۳۴ ، ۴۱۵- ۴۱۱ )

از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می‌باشد ، ممکن است نا خواسته بعضی تغییرات رفتاری در کارمندان به وجود آید که لزوم توجه به فاکتور انسانی را در مؤسسات می‌رساند . کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم‌های پردازش داده ها را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می‌ترسیدند که رایانه ها باعث بیکاری آن ها شود که عملاً از رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آن ها را مخفیانه کنترل کرده و به حریم شخصی آن ها وارد شود ، می‌ترسیدند . ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می‌کنند . در صورت اول مشکل اینجا است که بعضی مدیران هم ممکن است از سیستم جدید ، خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آن ها این است که آن ها اطلاعات را جمع کرده‌اند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند . باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشیده شود .

مدیریت شرکت می‌تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :

۱- استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی ‌با دادن کار‌های تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کار هایی که توانایی‌های آن ها را به چالش بر می‌انگیزد ؛

۲-استفاده از ارتباطات رسمی‌برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت ؛

۳- ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت ؛

۴- اهداف شرکت را در راستای نیاز‌های کارکنان مشخص کنند ( مک لوید ، ۳۴۹- ۳۴۸ )