شکل۲-۱-فرایند هزینه یابی بر مبنای فعالیت
ماخذ:) سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق،۱۳۸۵)
۲-۵-۵-ضرورت استفاده از هزینه یابی بر مبنای فعالیت
سامانه های سنتی هزینه یابی، حسابداری هزینه ها را بر حسب انجام هزینه ها جمع آوری و نشان می‌دهند اما نمی توانند بین مصرف منابع و نتایج به دست آمده به صورت مستقیم یا غیرمستقیم ارتباط برقرار کنند. اکثرمدیران نیز به همین دیدگاه عادت دارند و تنها به جمع مخارج دستگاه خود توجه دارند و سامانه حسابداری که در همین جهت شکل گرفته است، موجب تقویت دیدگاه اینگونه مدیران می شود. حسابداران و مدیران باید دیدگاه خود را تغییر دهند و به جای اندازه گیری خارج بر حسب منابع، به اندازه گیری هزینه ها بر حسب نتایج به دست آمده )بازده( روی آورند. هنگامی که اطلاعات حسابداری نه تنها از منظر منابع صرف شده بلکه از منظرنتایج به دست آمده یعنی هزینه فعالیت ها، هزینه فرآیندهای درون فعالیت ها و هزینه واحد و کل نتایج حاصل ازفعالیت ها در اختیار مدیران بخش عمومی قرار گیرد، مبنای معتبرتری برای تصمیم گیری در اختیار خواهند داشت.
سامانه هزینه یابی بر مبنای فعالیت آغاز خوبی برای سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی برای نشان دادن رفتاربهای تمام شده است و راه حلی است برای مشکلاتی که مدیران در پاسخ‌گویی مالی دارند. مثال‌های زیر موارداستفاده هزینه یابی بر مبنای فعالیت به وسیله سازمان‌های بخش عمومی را نشان می‌دهد :
-
- محاسبه هزینه خدمات یا محصولات معین برای قیمت گذاری محصولات و خدمات
-
- تعیین مخارجی که در صورت واگذاری کارها به دیگران، صرفه جویی خواهد شد
-
- تهیه اطلاعات مورد نیاز برای شرکت در مناقصه ها و رقابت با سایر انجام دهندگان
-
- محاسبه مخارج قابل صرفه جویی برای تصمیم گیری در ادغام دو یا چند فعالیت
-
- تهیه اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی عملکرد و پاسخ‌گویی مالی
-
- بهینه سازی مصرف منابع بویژه در زمان کاهش بودجه
-
- برنامه ریزی برای مخارج آینده بر اساس تقاضا و حجم فعالیت
- اصلاح فعالیت ها و همسو ساختن آن ها با طرح راهبردی سازمان
راه های گوناگون برای حمایت از مدیران سازمان‌های بخش عمومی در مسئولیت نوینی که پاسخگوی مالی و افزایش کارایی و اثربخشی در مقابل آن ها قرار داده است، وجود دارد. هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از این روش‌هاست. نکته اصلی تغییر نگرش مدیران و حساس شدن آن ها نسبت به بازده است.
۲-۵-۶-مراحل هزینه یابی بر مبنای فعالیت
هزینه یابی بر مبنای فعالیت از ۸ مرحله به شرح زیر تشکیل شده است :
۲-۵-۶-۱-مرحله اول : مشخص کردن فعالیت ها و هدف کمی آن ها :
فعالیت در واقع فرایند تبدیل و تغییر شکل داده ها به ستانده ها، با بهره گرفتن از ساز و کارهای خاص و در چارچوب قوانین و مقررات موجود است. هدف کلی فعالیت عبارت از میزان تولید کالا یا خدمات که به وسیله دستگاه اجرایی به مصرف کننده خارجی ارائه می شود. تعداد کل واحدها )اندازه( هر محصول تولید شده، در ایم مرحله تعیین می شود. شاخص های اندازه گیری عملکرد برای کیفیت و کمیت محصول نیز بایدمشخص شود.
فعالیت ها به سه دسته تقسیم می‌شوند :
-
- فعالیت های اولیه، فعالیت‌هایی هستند )مانند انعقاد قرارداد( که به طور مستقیم با موضوع هزینه مربوط می‌شوند.
-
- فعالیت های ثانویه، فعالیت هایی هستند )مانند تأمین نیروی انسانی اضافی مورد نیاز( که از طریق فرآهم آوردن منابعی، فعالیت‌های اولیه را پشتیبانی می‌کنند.
- فعالیت های تثبیت کننده، فعالیت هایی هستند )مانند تهیه برنامه راهبردی( که وضعیت فعلی سازمان را تحکیم می‌کنند.
۲-۵-۶-۲-مرحله دوم : جمع آوری و تعیین هزینه ها :
در این مرحله، هزینه تمام منابع مصرف شده در تولید محصولات فعالیت ها، باید تعیین شوند. بدون چنین شاخصی تصمیمات دستگاه اجرایی و ارزیابی عملکرد آن بر مبنای اطلاعات کامل نخواهد بود. هزینه یابی )مانند هزینه های امور مالی و اداری و پشتیبانی(، هزینه استفاده از دارایی ها و کارکنان، طی دوره تولید باید تخمین زده شده و در فرایند هزینه یابی منظور گردد. محاسبات مربوط به هزینه حتی الامکان باید با روش حسابداری تعهدی انجام گیرد که در آن تمام پرداخت‌ها در زمان ایجاد ثبت می‌گردند .این روش حسابداری منجر به هزینه هایی مانند استهلاک می‌گردد که نیاز به پرداخت نقدی در فرایند تولید ندارد.
۲-۵-۶-۳-مرحله سوم : ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه های مستقیم و فعالیت ها :
هزینه ها به دو گروه هزینه های مستقیم و هزینه های غیرمستقیم تقسیم می‌شوند.
هزینه های مستقیم هزینه های هستند که با محصول یا گروه )طبقه( از محصول ارتباط دارند. فرایند تشخیص یا ردیابی هزینه های مستقیم در زمان ایجاد آن ها باید انجام شود .با توجه به ماهیت محصول هزینه های مستقیم می‌تواند شامل حقوق و دستمزد، هزینه های سفر، مواد و ملزومات، خدمات مشاوره ای، سوخت و مخابرات و غیره باشد.
۲-۵-۶-۴-مرحله چهارم : ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه های غیرمستقیم و فعالیت ها :
هزینه های غیرمستقیم هزینه هایی هستند که نتوان آن ها را به محصول مشخص مربوط ساخت.
اساس ردیابی هزینه های غیرمستقیم، عوامل هزینه مانند : سطح زیربنای دفتر و تعداد کارکنان هستند. این عوامل همبستگی زیادی با هزینه دارند. با تشخیص عوامل هر هزینه تخصیص آن به فعالیت یا محصول به راحتی انجام می شود. مثال ساده در این زمینه، تخصیص و توزیع هزینه اجاره و هزینه نظافت به محصولات مختلف است. عامل هزینه مناسب در این زمینه سهم سطح زیربنای هر گروه کاری به کل سطح زیربنا است.
۲-۵-۶-۵-مرحله پنجم : جمع هزینه های مستقیم و غیرمستقیم
در این مرحله تمام هزینه های مستقیم و غیرمستقیم هر محصول باهم جمع می‌شوند تا کل هزینه محصول به دست آید. از تقسیم هزینه کل بر تعداد محصول نیز هزینه هر واحد محصول قابل محاسبه می‌باشد.(رودپشتی،۱۳۸۸)
۲-۵-۷-نقاط ضعف و قوت هزینه یابی بر مبنای فعالیت
