فصل دوم : ادبیات پژوهش

۲-۱-۳-۲-۲اخطار کتبی

دومین اقدام در تنبیه گام به گام اخطار کتبی است که در واقع نخستین گام رسمی در جریان تنبیه به شمار می‌آید زیرا اخطار کتبی در پرونده رسمی زیردست نگهداری می شود.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص۵۳۶)

تذکر مطروحه در اخطار شفاهی به صورت مکتوب و با قید ثبت در پرونده کارمند به فرد ابلاغ می‌گردد. چنانچه فرد در یک دوره زمانی دو یا سه ساله بهبود عملکرد در راستای رهنمودهای مدیریت و روابط رسمی و هنجارهای سازمانی از خود نشان دهد، ممکن است اخطار کتبی از پرونده کارمند متخلف پاک گردد.(سیدجوادین،۱۳۸۷،ص ۳۸۵)

روش کار بدین صورت است که مانند قبل، سرپرست فرد را احضار می‌کند و خطایش را به وی گوشزد می‌کند. ضمن گفتگویی که میان سرپرست و کارمند صورت می‌گیرد، هر دو سعی می نمایند با همفکری یکدیگر، راه حلی عملی برای جلوگیری از تکرار آن بیابند. ولی برخلاف اقدام قبلی، سرپرست ‌به این حد اکتفا نکرده، در پایان جلسه به اطلاع کارمند می رساند که اخطاری کتبی نیز متعاقباً به وی ابلاغ خواهد شد. در اخطاری که تسلیم کارمند می شود، تخلفی که وی مرتکب شده، مشکلاتی که در اثر آن به وجود آمده و عواقب ناشی از تکرار آن قید می‌گردد.(سعادتص۳۳۱،۱۳۹۰)

اخطار کتبی نه تنها به فرد تسلیم می شود، بلکه نسخه ای از آن نیز برای مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی ارسال می شود تا در پرونده دائمی کارمند قرار گیرد. به غیر از این مورد، شیوه اقدام در اخطار کتبی مانند اخطار شفاهی است. یعنی ‌در مورد اثرها و پیامدهای تخلف در آینده توصیه های لازم به فرد داده می شود. تنها تفاوت آن است که در پایان گفتگو به وی گفته می شود که اخطار کتبی دریافت خواهد کرد. سپس، مدیر اخطار را به گونه ای که موارد زیر را دربرگیرد تهیه می‌کند، بیان مسئله، مقرراتی که نقض شده است، اعترافهای فرد مبنی بر اصلاح رفتارش و پیامدهای تکرار تخلف مورد بحث.از آنجا که تذکر کتبی شدیدتر است، بسیاری از سازمان‌ها به افراد فرصت می‌دهند پرونده خود را پس از مدتی (برای مثال دو سال خدمت رضایت بخش) از این اخطار پاک کنند.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص۵۳۶۷)

فصل دوم : ادبیات پژوهش

۲-۱-۳-۲-۳تعلیق

تعلیق یا اخراج موقت گام بعدی در اقدامهای انضباطی است و اغلب زمانی به کار گرفته می شود که گام‌های پیشین نتیجه ای نبخشیده باشد. موارد استثنایی نیز وجود دارد که درصورت شدت تخلف بدون هر گونه توبیخ شفاهی یا کتبی به فرد تعلیق داده می شود. در این مورد بعد صحبت خواهد شد.تعلیق را می توان از یک روز تا چند هفته تعیین کرد، اما اخراجهای چند ماهه به ندرت پیش می‌آید. برخی از سازمان‌ها این مرحله را طی نمی کنند، زیرا می‌تواند هم برای سازمان و هم برای مستخدم پیامدهای منفی داشته باشد. از نظر سازمان، تعلیق به معنای از دست دادن فرد برای مدت تعلیق است. اگر فرد دارای مهارت‌های ویژه باشد و یا بخش حساسی از یک فرایند پیچیده را انجام می‌دهد، نبودن او در سازمان در مدت تعلیق (اگر برایش جانشینی یافت نشود) شاید اثر جدی بر عملکرد واحد یا سازمان بگذارد. فردی که به طور موقت اخراج شده است ممکن است پس از بازگشت به کار نسبت به زمان پیش از تعلیق چهارچوب فکری منفی و نامطلوب تری داشته باشد.پس چرا باید مدیریت، تعلیق را به منزله یک چاره انضباطی درنظر بگیرد؟ پاسخ آن است که هر تعلیق کوتاه مدت و بدون پرداخت دستمزدی که بتواند بی چون و چرا یک فرد مشکل آفرین را بیدار کند، می‌تواند او را متقاعد سازد که مدیریت دربرخورد جدی است. در نتیجه فرد به خود می‌آید و برای پیروی از مقررات سازمان مسئولیت پذیر می شود.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص۵۳۷)

به دلیل آثار سوئی که انفصال خدمت برای فرد و سازمان دربر دارد، بسیاری از مؤسسات از اعمال آن خودداری می نمایند. از نظر سازمان، انفصال خدمت در واقع به معنای عدم استفاده از خدمات کارمند در طول دوره انفصال است. این امر بخصوص در مواردی که کارمند دارای تخصصی نادر یا منحصر به فرد بوده، یافتن جانشین مناسب برای او به آسانی امکان پذیر نباشد، مشکلات و گرفتاریهای زیادی را برای مسئولان سازمان به وجود می آورد. برای کارمند نیز مسلماًً انفصال از خدمت تجربه خوشایندی نیست. او خود را تحقیر شده می پندارد و اغلب با سرافکندگی و شرمندگی به کار باز می‌گردد و چه بسا که تمسخر و زخم زبان بیجای همکاران، محیط اداری را برای او غیرقابل تحمل نماید. طبیعی است چنین کارمندی در چنین جوی نمی تواند نسبت به کار و سازمان نظر مثبتی داشته باشد و وظایف خود را با علاقه، دلگرمی و جدیت انجام دهد.حال سوالی که مطرح می‌گردد این است که پس چرا با وجود چنین معایبی، انفصال از خدمت یکی از

فصل دوم : ادبیات پژوهش

اقدامات انضباطی مهم و مؤثر به شمار می‌آید؟ جواب این است که انفصال چند روزه توام با قطع حقوق، سلاح بسیار مؤثری است که به وسیله آن می توان کارمند را به خود آورد و در واقع، شوکی است که به او داده می شود تا باور کند که مسئولان سازمان برخوردی جدی و مصمم با قضیه دارند و در صورت ادامه تخلفات، انفصال موقت می‌تواند اولین گام به سوی انفصال دائم و اخراج از سازمان باشد.(سعادت،۱۳۹۰،ص۳۳۱)

تعلیق زمانی اعمال می‌گردد که گام های قبلی پیامد مطلوب را حاصل نکرده باشد. در مواردی استثنایی با توجه به میزان شدت تخلف ممکن است گام های پیشین تحقق نیابد و مدیران تعلیق را بهترین اقدام انضباطی بدانند. تعلیق نوعی انفصال موقت محسوب می شود که ممکن است بین دو روز الی سه هفته و در حالت شدیدش تا یک ماه ادامه یابد. در این صورت در مدت مذکور سازمان از خدمات فرد محروم می شود و هر چه کار فرد در سازمان حیاتی تر باشد، شدت اثر آن بر سازمان بیشتر می‌باشد مگر آنکه جایگزین مناسب برای وی پیش‌بینی گردد. از دیدگاه فردی، این امر ممکن است موجب دلسردی و یا گستاخی برای کارمند گردد. از این رو قبل از انجام این اقدام انضباطی تاثیر آن چه از نظر فردی یا سازمانی باید به درستی سنجیده شود.(سیدجوادین،۱۳۸۷،ص ۳۸۶)

۲-۱-۳-۲-۴ کاهش درجه

ممکن است حتی برکناری و انفصال موقت نیز در کارمند مؤثر واقع نشود. در این صورت چنانچه سرپرست هنوز امیدوار باشد که کارمند اصلاح پذیر است یا نخواهد او را اخراج کند و از دست بدهد، اقدام انضباطی بعدی می‌تواند تقلیل گروه یا تنزل مقام وی باشد.(سعادت،۱۳۹۰،ص۳۳۲)