در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :
-
- در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آن ها : واژه پردازها ، ماشین‌های کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم‌های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
-
- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور‌های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
- در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.
از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم‌های مکانیزه اداری
۲-۳۴- ارگونومی‌در مکانیزاسسیون اداری
پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیب‌ها و تنش‌های کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می‌توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی‌را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .
اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می‌شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم‌ها و وسایل تولید ، کار می‌نمایند ، تشریح می‌کند .
وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند ، اغلب آن ها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می‌شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی‌از دارایی‌های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی‌توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‌شود .
از طرف دیگر ، می‌توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‌های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، موجب واکنش‌های فیزیولوژیکو روانی انسان می‌شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک‌های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن ها مشارکت و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .
۲-۳۵- به کار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری
در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار[۴]۱ وجود دارد که افراد می‌توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آن ها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می‌توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‌تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این سیستم می‌تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت‌های کوچک هم می‌توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار‌های خود را انجام دهند .
چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می‌توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می‌تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کارها ، از این تکنولوژی جدید استفاده می‌کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مذبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می‌برد . و اثرات آن در فرایند‌های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۷۷ )
سیستم‌های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین‌های تحریر را گرفته اند و کاربرگ‌های الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده‌اند .
برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند (Green, 2001 )
۲-۳۶- مجموعه نرم فزار‌های اتوماسیون
یک مجموعه کار آمد از نرم افزار‌های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می‌تواند مشتمل بر نرم افزار‌های ذیل باشد :
-
- واژه پردازها
-
- برنامه های صفحه گسترده
-
- برنامه های پایگاه اطلاعاتی
-
- برنامه های انتشار دسکتاپ
-
- برنامه های مدیریت پروژه
-
- برنامه های ارائه علمی‌در قالب اسلاید
-
- برنامه های مدیریت فایل‌های کامپیوتری
-
- برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
-
- جستجو گرهای وب
- برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
برنامه های مدیریت سیستم مالی
برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی (green, 2001 )
۲-۳۷- دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟
اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک ۲- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات به کار گرفته می‌شود . »
اتوماسیون به طور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می‌شود :
۲-۳۷-۱- اتوماسیون کارخانه ای
۲-۳۷-۲- اتوماسیون خدمات
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود :
اتوماسیون ثابت، توماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف
اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار‌های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می‌شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .
