- با اندازه‌گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازه‌گیری و رضایت کارکنان و مشتری‌ها مشخص می‌شود آیا سیاست‌ها به طور صحیح تدوین‌شده‌اند یا خیر؟
-
- ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد امکان شناسایی زمینه‌هایی که مدیریت باید توجه بیشتری به آن ها بنماید را میسّر می‌سازد و به شناسایی فرصتها و محدودیت‌ها کمک می‌کند.
-
- ارزیابی عملکرد باعث ایجاد اطلاعات برای مدیران در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خواهد بود. چرا که بخش زیادی از اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی از طریق اندازه‌گیری و ارزیابی سیستم عملکرد فراهم می‌آید.
هر تلاشی که به منظور دستیابی به موفقیت صورت می‌گیرد باید دارای چارچوبی باشد و بهبود عملکرد سازمانی باید بر آگهی فرآیندی باشد که «چرخه عملکرد»[۱۵] نامیده می‌شود. هر برنامه بهبود عملکرد سازمانی باید از اندازه‌گیری عملکرد و بعد ارزیابی عملکرد شروع نماید (الهی،۵۲:۱۳۷۸).
اندازه‌گیری عملکرد
بهبود عملکرد
ارزیابی عملکرد
برنامه‌ریزی بهبود عملکرد
شکل (۲-۱): چرخه ارزیابی عملکرد برای سازمان (الهی،۵۲:۱۳۷۸)
پس می‌توان اینگونه نتیجه گرفت که اگر یک سازمان می‌خواهد از عملکرد مناسبی برخوردار باشد باید کارکردش را مورد ارزیابی قرار دهد.
۲-۲-۴ دیدگاه‌های سنتی و نوین در ارزیابی عملکرد
مباحث ارزیابی عملکرد را می‌توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه اساسی سنتی و نوین در این باره وجود دارد. دیدگاه سنتی، قضاوت و یادآوری عملکرد و کنترل ارزیابی شونده را هدف قرار داده و سبک دستوری دارد. این دیدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زمانی گذشته است و با مقتضیات گذشته نیز شکل گرفته است. دیدگاه نوین، آموزش، رشد و توسعه ظرفیت‌های ارزیابی شونده، بهبود و بهسازی افراد و سازمان و عملکرد آن، ارائه خدمات مشاوره‌ای و مشارکت عمومی ذینفعان، ایجاد انگیزش و مسئولیت‌پذیری برای بهبود کیفیت و بهینه‌سازی فعالیتها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط ضعف و قوت و تعالی سازمانی تشکیل می‌دهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصر بوده و به ارزیابی سیستمی عملکرد با بهره گرفتن از تکنیکها و روشهای مدرن، توسعه پیدا می‌کند. حوزه تحت پوشش اندازه‌گیری عملکرد می‌تواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرایند و کارکنان باشد.
سطح ارزیابی عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد به طوری که امروزه در بخش‌های مدیریت منابع انسانی متداول است، ارزشیابی شایستگی کارکنان با معیارهای مختلف در سازمان‌ها انجام می‌شود.
سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزیی از سیستم کل می‌باشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه‌جانبه و راهبردها و آرمان‌های سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع می‌باشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش برنده و پویا خواهد بود.
اسنپ[۱۶] و همکارانش (۱۹۹۴) تفاوت‌های دو نگرش فوق در ابعاد مورد نظر را به شرح جدول زیر ارائه دادند:
جدول (۲-۱): ارزیابی دستگاهها و کارکنان بر اساس نگرش نوین در مقایسه با نگرش سنتی (اسنپ و همکاران، ۴۱:۱۹۹۴)
ویژگیها
معطوف به قضاوت
(یادآوری عملکرد)
معطوف به رشد و توسعه
(بهبود عملکرد)
نقش ارزیابی کننده
قضاوت و اندازه‌گیری عملکرد
مشورت دهنده و تسهیلکننده عملکرد
دوره ارزیابی
گذشته
آینده
استانداردهای ارزیابی
نظر سازمان و مدیران مافوق
خود استاندار گذاری
هدف عمده
کنترل ارزیابیشونده
رشد، توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابیشونده
سبک مصاحبه پس از ارزیابی
دستوری (شبیه به محاکمه)
گفتگو
پیامدهای ارزیابی
تعیین و شناسایی موفقترین و اعطای پاداش مالی به مدیران
ارائه خدمات مشاوره به منظور بهبود مستمر و روزافزون فعالیتها
خروجی نظام
کنترل عملکرد
رشد، توسعه و بهبود عملکرد
ملاحظه می‌شود که ارزیابی دستگاهها و کارکنان بر اساس نگرش نوین در مقایسه با نگرش سنتی تفاوت‌های اساسی در ابعاد مختلف دارد. پیامد وجود نظام ارزیابی مبتنی بر دیدگاه نوین، بهبود کارکرد و نهایتاًً اثربخشی فعالیت‌های سازمان است. در صورتی که دستگاه‌های دولتی با تمام وجود لمس نمایند که اهداف اساسی مرتبط با انجام ارزیابی در راستای رشد، توسعه و بهبود عملکرد و فعالیت‌های آن ها است و پدیده قضاوت و مچ گیری در آن جایگاهی ندارد، در این صورت سازمان‌ها و کارکنان خود به استقبال برقراری نظام ارزیابی می‌روند و به طور مرتب در جهت بهبود مکانیزم های آن تلاش می‌نمایند. بر آیند این تلاش‌ها ایجاد نظام خود ارزیابی در سازمان‌ها است که پیامد وجود چنین نگرشی، رشد، توسعه و بهبود عملکرد و نهایتاًً تحقق اهداف سازمانی خواهد بود (طبرسا،۸۳:۱۳۷۸).
۲-۲-۵ فرایند ارزیابی عملکرد
هر فرآیندی شامل مجموعه‌ای از فعالیتها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار می‌باشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیل ضروری می‌باشد:
- تدوین شاخص‌ها، ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آن ها
شاخص‌ها مسیر حرکت سازمان‌ها را برای رسیدن به اهداف مشخص می‌کند. نگاه اول در تدوین شاخص‌ها متوجه چشم‌انداز[۱۷]، مأموریت[۱۸]، اهداف کلان، راهبردهای بلندمدت، کوتاهمدت، برنامه های عملیاتی و فعالیت‌های اصلی متمرکز می‌شود. منابع احصاء و اقتباس برای تدوین شاخص‌های ارزیابی عملکرد سازمان‌های دولتی، قوانین و مصوبات مجلس و هیئت دولت و برنامه های توسعه اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و همچنین سند چشم‌انداز بیست ساله کشور و راهبرد توسعه همه جانبه کشور می‌باشد. در بخش غیردولتی اساسنامه و برنامه های عملیاتی و سهم بازار و هر هدفی که مد نظر سازمان می‌باشد ملاک قرار می‌گیرد.
شاخص‌های ارزیابی عملکرد تدوین‌شده باید ویژگی یک شاخص هوشمند و دقیق[۱۹] را داشته باشند که عبارتند از:
-
- مخصوص[۲۰]، معین و مشخص باشد؛ یعنی شاخص جامع و مانع، شفاف و ساده و واضح و رسا و صریح باشد به طوری که برداشت یکسانی از مفاهیم ایجاد نماید.
-
- قابل اندازه‌گیری[۲۱] باشد. سنجش آن ها به سادگی مقدور باشد؛ یعنی علاوه بر عملکرد کمّی، قابلیت تعریف عملکرد کیفی شاخص در قالب‌های متغیر کمّی را نیز داشته باشد.
-
- قابل دستیابی[۲۲] باشد.
-
- واقع‌گرایانه[۲۳] باشد؛ یعنی با فعالیتها، مأموریت‌ها، خط مشی و راهبردهای واقعی سازمان و با حوزه های حساس و کلیدی عملکرد سازمان مرتبط باشد.
-
- چارچوب و محدودۀ زمانی[۲۴]، یعنی شاخص دوره ارزیابی معین داشته باشد.
- بانک اطلاعاتی[۲۵]، یعنی داده ها و اطلاعات لازم و مربوط به شاخص وجود داشته باشد (رحیمی،۳۶:۱۳۸۵).
