۴- ملاحظات اجرایی تازه برای تولید یک مجموعه هم سطح از نمودارهای جریان داده فیزیکی از سیستم پیشنهادی جمع آوری می‌شوند.
۵- این مجموعه آخر از نمودارهی جریان داده به واژه نامه داده [۳۳]تبدیل می‌شوند.(یوردون[۳۴] و همکاران،۲۰۰۲)(۲۹)
۲-۳-۴- اصول طراحی فرایندهای سیستم های اطلاعاتی
هارنیگتون[۳۵] (۲۰۰۱) دوازده اصل اساسی را برای طراحی فرایند های سیستم های اطلاعاتی ارائه کرد.که در اینجا به تعداد محدودی از این اصول اشاره می‌گردد.(۳۰)
۱- حذف فرایند های اضافی[۳۶](جفتی)
به دنبال فرآیندهایی باشید که در آن یک فعالیت مشابه در مکان های متفاوت توسط افراد مختلف و یا هر دو انجام می شود.فرایند های اضافی هزینه ها را افزایش می‌دهند. به علاوه چنین اضافه کاری هایی باعث اطلاعات متناقص و مخالفی می‌شوند.برای حل این مسئله پایگاه داده یکپارچه ای ایجاد می شود که حلوی اطلاعات متناقص در فایل های مجزا را می‌گیرد.برای مثال ممکن است دو برنامه را پیدا کنید که یک وظیفه را انجام می‌دهند.آنگاه می توانید یک زیر برنامه تکی را برای انجام این وظیفه ایجاد کنید.این زیر برنامه سپس می‌تواند وقتی که این وظیفه انجام می شود،توسط هر دوی این برنامه ها فراخوانده شود.این موضوع منطق اساسی ایجاد برنامه ریزی شی گرا [۳۷] و تحلیل و طراحی شی گرا [۳۸] می‌باشد.
۲- حذف فرایندهای فاقد ارزش افزوده:
تفاوت میان درآمد فروش محصولات و هزینه مربوط به خرید مواد اولیه به کار رفته در آن محقصولات را ارزش افزوده می‌گویند.به عبارت دیگر ارزش افزوده مقدار ارزشی است که در هر فرایند ایجاد و تولید می‌گردد.از این رو فرایندها و فعالیت های فرایندی باید دارای ارزش افزوده باشند.یک فرایند دارای ارزش افزوده فرآیندی است که به طور واضح و مشخص ارزشی همچون کیفیت را به خروجی سیستم های اطلاعاتی اضافه می‌کند.
برای شناسایی فرایند های دارای ارزش افزوده می توان سوالات زیر را از هر فرایند مطرح کرد.
الف- آیا این فرایند می‌تواند بدون این که اثر زیان آوری بر روی خروجی داشته باشد حذف شود؟
ب- آیا کاربران نهایی پول یا چیزی را برای انجام این فرایند ها پرداخت می‌کنند؟
در این زمینه فعالیت هایی هستند که فرایند های آن ها خوب طراحی شده اند در نتیجه به دنبال فرایندهایی باشید که ماهیت محصول فیزیکی و یا اطلاعاتی را اصلاح یا تعدیل نمی کنند این فرایند ها اغلب شامل فعالیت های سازمانی همچون moving،waiting،set up،storing و یا انجام چند باره یک کار می‌باشند.همچنین به دنبال فعالیت های کنترلی سازمانی زایدی همچون Logging،Control،Routing Slips باشند.چنبن فعالیت های زایدی چک لیستی را فراهم می‌کنند که از طریق آن می توانید نمودارهای جریان داده را برای تشخیص فرآیندهایی که دارای ارزش افزوده نیستند،تجزیه و تحلیل کنید.
۱- ساده سازی فرایند ها:
با ساده سازی فرایندها،یادگیری آن ها آسان تر شده و اشتباهات کمتری ایجاد می شود.از دیدگاه نرم افزاری با ساده سازی فرایند ها تغییر و نگهداری ماژول ها آسان تر می شود.شش حالت برای جستجوی زمان‌های انجام ساده سازی فرایند ها وجود دارد.
الف:وظایف اضافی یا جزء به جزء شده
این وظایف یا باید ترکیب و یا حذف شوند.برای مثال فرض کنید،سه ماژول پیوسته برنامه ای مجزا وجود دارد که سه بخش یک گزارش خرید را می نویسند.این ماژول ها را به یک ماژول پیوسته ترکیب کنید تا یک گزارش واحد ایجاد شود.
ب- جریان های پیچیده یا تراکم زیاد
این کار مثل مسدود شدن کلسترول در جریان خون عمل خواهد کرد.تغییر توالی وظایف،جدا سازی وظایف،متعادل کردن فشار کاری همگی وظایفی هستند که تقریبا برای ساده سازی فرایند ها به کار می‌روند.
ج- فعالیت های مشابه
آن ها را ترکیب کنید،مخصوصا اگر آن ها فعالیت های متوالی در یک جریان متوالی هستند.
د- کنترل بیش از حد بدون هیچ عمل اصلاحی
کنترل وظایف را حذف کرده یا کاهش دهید.
ه- داده های بدون استفاده
آن ها را حذف کنید
و- گزارش های غیر استاندارد
آن ها را استاندارد کنید.
۲- کاهش دوره زمانی فرایند[۳۹]
دوره زمانی به مدت زمانی اشاره دارد که صرف می شود تا یک فرایند از آغاز تا پایان تکمیل شود.امروز رقابت فقط بر روی هزینه و کیفیت متمرکز نیست بلکه بر روی زمان نیز تمرکز دارد.زمان به عنوان یک عنصر اساسی که مزایای رقابتی ارائه می‌کند،شناسایی شده و کاهش دوره زمانی یک هدف تجاری مهم است.استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای حذف یا ترکیب عملیات های تولیدی یا بازرسی یک نمونه از آن است.(توربان[۴۰]،۲۰۰۲)(۳۱)
شش تکنیک برای کاهش زمان صرف شده برای انجام وظایف وجود دارد که عبارتند از :
الف-تبدیل فعالیت های متوالی به موازی
دو وظیفه که در یک زمان انجام می‌شوند تا زمان کمتری را نسبت به دو وظیفه ای که یکی بعد از دیگری انجام می شود،می گیرند.برای مثال به شکل ۳ توجه کنید،قسمت A یک شکل دو وظیفه متوالی[۴۱] را نشان می‌دهد.وظیقه دوم تا زمان تکمیل وظیفه اول نمی تواند آغاز شود.به هر حال،فرض کنید که یک فرم دو بخشی از جریان داده Customer Order و Credite Check فرستاده می شود.حالا این فرآیندها در قسمت B شکل متوازی[۴۲] هستند و زمان دوره ای فرایند کاهش یافته است.
a
Customer
۳٫۱
Verlly Order
۳٫۲
Check credit
Customer order
۳٫۱
Verlly Order
۳٫۲
Check credit
a
customer
Customer order(copy)
Customer order(copy)
b
Verified order
شکل شماره ۳:تبدیل فرایند های متوالی به موازی
ب- تغییر توالی فعالیت ها :
تغییر فعالیت ها باعث کاهش مدیریت فیزیکی فرایند ها می شود.برای مثال به شکل شماره ۴ توجه کنید.آنچنان که قسمت A این شکل نشان می‌دهد خروجی فرایند از Building A به Building B فرستاده می شود.سپس خروجی فرایند ۲ از Building B برای تکمیل مجدد به فرایند ۳ در Building A بر می‌گردد.در این حالت شاهد یکسری رفت و برگشت های اضافی هستیم.حالا توالی فعالیت ها تغییر داده شوند به طوری که ابتدا فعالیت های ۱و ۲ در Building A انجام می‌شوند.این مطلب در قسمت B نشان داده شده است.
حالا زمان دوره ای فرایند کاهش یافته زیرا مدیریت و کنترل فیزیکی فعالیت ها حداقل شده است.
Building A
Building B
۱
۲
۳
Building A
Building B
۱
۲
۳
a
b
شکل شماره ۴ :تغییر توالی فعالیت ها
ج- از حالت اضافی(جفتی) خارج کردن [۴۳]
