به طور کلی اهداف کارت امتیازی متوازن را می توان در موارد زیر دسته بندی کرد:

۱-کارت امتیازی چشم انداز سازمان را توصیف می‌کند و درک روشنی از این چشم انداز را برای کلیه افراد سازمان ایجاد می‌کند.

۲-کارت امتیازی، مدلی کل نگر از استراتژی خلق می‌کند و بدین ترتیب به همه پرسنل سازمان اجازه می‌دهد تا مشاهده کنند که چطور کارت امتیازی متوزان وسیله ای جهت فراهم ساختن موفقیت­های سازمانی است.

کارت امتیازی بر هم‌جهت‌کردن تلاش‌ها متمرکز است. اگر شاخص ­ها و اهداف کارت امتیازی درست تعریف شوند آنگاه اجرای موفقیت آمیز آن، براحتی صورت می‌گیرد، و در غیر این صورت تمامی تلاش­ها و سرمایه گذاری­ها به هدر خواهد رفت. (نیازی و کاظم زاده، ۱۳۸۴)

۲-۲۰ توسعه کارت امتیازی متوازن

کارت امتیازی متوازن ممکن است که به سوال “شرکت از چه نوع شاخص­ هایی بایستی استفاده کند؟” جواب داده باشد اما این کارت وسیله ای مشخص جهت اجرای یک سیستم سنجش عملکرد در شرکت فراهم نکرده است. رویکردهای متفاوتی در ارتباط با این موضوع در مقالات مطرح شده است؛ به ‌عنوان مثال :

• • کاپلان و نورتون در سال ۱۹۹۳ رویکردی برای توسعه کارت امتیازی متوازن داشتند که بر مبنای آن جهت برطرف کردن تفاوت­ها در اولویت­های استراتژیک، قبل از حل دوباره این تفاوت­ها در کارگاه ­های مجهز، مصاحبه ­هایی را با تیم مدیریت ارشد شرکت انجام می‌دادند، همچنین تعدادی فرآیندهای مشاوره ای مشابه دیگری نیز وجود داشت. (نیازی و کاظم زاده، ۱۳۸۴)

• • اکسلس و پیبرن فرآیندی را توصیف کردند که ذهن مدیران را برای ساخت مدلی که تغییرات در دانش افراد، فرآیندهای سازمانی، و عملکرد در بازار را به عملکرد مالی واحد کسب و کار مرتبط می‌کند، روشن می‌سازد. هم اکنون رویکردی مشابه برای توسعه کارت امتیازی متوازن اختیار شده است Eccles,1992))

• نیلی فرایند مدیریتی را توسعه داده است که آن را به طور کامل در کتاب”getting the measure of your Business” توصیف ‌کرده‌است.

در عین حال، در آخر هر یک از این فرآیندهای مدیریتی، مدیران تصمیم گرفته اند که چه چیزی را باید اندازه بگیرند، اما چیزی اجرا نشده است. در زیر چهارچوبی جهت توسعه یک کارت امتیازی متوازن ارائه خواهد شد. (نیازی و کاظم زاده، ۱۳۸۴)

۲-۲۱ فازهای توسعه کارت امتیازی متوازن

توسعه یک کارت امتیازی متوازن می‌تواند به سه فاز اصلی تقسیم شود:(نیازی و کاظم زاده، ۱۳۸۴)

• • طراحی شاخص­ های عملکردی

• • اجرای شاخص­ های عملکردی

• استفاده از شاخص­ های عملکردی

فاز طراحی می ­تواند به دو زیر فاز تقسیم شود: یکی شناسایی اهداف کلیدی که بایستی اندازه گرفته شوند و دیگری طراحی شاخص ­ها. توافقی جمعی بین نویسندگان وجود دارد که شاخص ­ها بایستی از استراتژی تعیین شوند. این مقالات همگی تحت الشعاع پاسخ ‌به این سوال قرار گرفته که چه چیزی را ما بایستی اندازه بگیریم؟”، متأسفانه اهمیت طراحی شاخص ­ها به طوری که رفتار سازمانی را به حمایت از استراتژی تشویق کند از همه پوشیده است. اما سودهای حاصل از این رویکرد بخوبی در مقالات مستند شده است. ‌بنابرین‏ دو لازمه برای فاز طراحی وجود دارد که عبارتند از شناسایی اهداف کلیدی برای اندازه گیری و طراحی شاخص ­ها.

از نظر تقسیم بندی، اجرا به عنوان یک فاز تعریف شده است که عبارت است از سیستم­ها و رویه­ هایی جهت جمع‌ آوری و پردازش داده ­ها. این فاز می ­تواند شامل برنامه نویسی کامپیوتری جهت به دام انداختن داده هایی باشد که هم اکنون در سیستم های موجود مورد استفاده قرار می­ گیرند و ارائه آن ها در فرم پرمعنی تر باشد و یا شامل تعیین رویه هایی باشد برای جمع‌ آوری داده­هایی که تاکنون ثبت نشده اند و یا می‌تواند شامل تعیین کننده های کاملاً جدید نظیر ممیزی پرسنل باشد.

استفاده از شاخص­ های عملکردی می ­تواند به دو زیر فاز اصلی تقسیم شود. اول، شاخص­ هایی که از استراتژی تعیین ‌شده‌اند، که در این صورت با بهره گرفتن از این شاخص ­ها ‌می‌توان میزان موفقیت در اجرای استراتژی را اندازه گیری کرد. دوم، اطلاعات و بازخورهایی که از شاخص‌ها گرفته می شود می‎تواند در چالش با فرضیات استراتژی و همچنین تست اعتبار استراتژی مورد استفاده قرار گیرد. در حقیقت نویسندگان بحث و جدل های زیادی داشته اند که آیا شاخص ­ها می ­توانند به منظور هر دو هدف مورد استفاده قرار گیرند. ‌بنابرین‏ “ارزیابی اجرای استراتژی” و “چالش با فرضیات استراتژی” دو هدف اساسی فاز استفاده از شاخص‌های عملکردی می‌باشند. این مطلب می‌تواند قابل توجه باشد که فازهای طراحی، اجرا و استفاده مفهومی هستند و این یک توالی از فازهاست که کارت امتیازی متوازن می‌تواند مطابق با آن توسعه یابد. در عین حال، فازها می‌توانند با شاخص­ های انفرادی متفاوتی که در نرخ‌های متفاوت (در زمان‌های متفاوت) اجرا می‌شوند همپوشانی داشته باشند. ‌بنابرین‏ برخی از شاخص ­ها می ­توانند قبل از اینکه همه شاخص ­ها به طور کامل طراحی شوند، اجرا شوند. ‌از تجربه نویسندگان برمی آید که همیشه بین فازهای اجرا و استفاده همپوشانی وجود دارد. ‌بنابرین‏ فرایند توسعه کارت امتیازی متوازن یک فرایند ساده و خطی از طراحی سیستم تا استفاده از شاخص‎های عملکردی برای به چالش درآوردن استراتژی نیست. سیستم سنجش عملکرد نیاز به توسعه و بازبینی در سطح­های متفاوتی دارد؛ به عنوان مثال:

۱٫کارت امتیازی متوازن بایستی شامل یک مکانیزم مؤثر برای بازبینی و اصلاح مقادیر کمی شاخص ­ها و استانداردها باشد.

۲٫کارت امتیازی متوازن بایستی یک فرایند برای توسعه شاخص‌های انفرادی به ‌عنوان تغییر شرایط محیطی و عملکرد باشد.

۳٫کارت امتیازی متوازن بایستی شامل فرایند بازبینی و اصلاح دوره­ای مجموعه‌ای کامل از شاخص‌ها در فاز استفاده باشد. این امر جهت انطباق با تغییرات ایجاد شده در محیط رقابتی در مسیر استراتژیک انجام می شود.

۴٫کارت امتیازی متوازن برای چالش کردن با فرضیات استراتژیک استفاده می شود. ‌بنابرین‏، چهار چوبی که در اینجا توسعه داده شد، دو وظیفه اصلی دارد. اول اینکه، فازهای اجرا و تمایز بین طراحی، اجرا و استفاده از شاخص­ های عملکردی را مشخص کند و دوم اینکه چهار فرایند اضافی که در سراسر زمان جهت بروز کردن سیستم سنجش عملکرد مورد نیاز است را پیشنهاد می‌دهد.(نیازی و کاظم زاده، ۱۳۸۴)

۲-۲۲ شرایط پیاده سازی کارت امتیازی متوازن

پس از بررسی مطالعات موضوعی در زمینه سازمان هایی که سیاست­های ارزیابی عملکرد را پیاده سازی میک‌نند، این مطرح شد که آیا سازمان فوق آمادگی اجرای چنین نظامی را دارا است یا خیر؟ قبل از اینکه نتیجه گیری کنیم که یک نظام ارزیابی عملکرد متوازن در بالاترین سطح، بهترین گزینه برای شما است، باید معیارهایی را برای این تصمیم مهم مورد نظر قرار دهیم. عناصر متعددی به انتخاب یک واحد سازمانی مناسب برای اولین نظام ارزیابی متوازن کمک ‌می‌کنند. این معیارها در شکل ۲ نشان داده شده است.

شکل ۲-۲: هفت معیار برای انتخاب واحد سازمانی جهت آغاز کار توسعه ارزیابی متوازن